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Suite XeroxWorkplace
Gestione delle stampe on-premise tramite server e accesso dai dispositivi mobili a tutte le stampanti aziendali, con sicurezza standard di settore, praticità e informazioni sui consumi per aumentare la produttività e ridurre i costi.
Panoramica
La Xerox Workplace Suite offre funzionalità di autenticazione, gestione delle stampe, controllo dei costi, sicurezza dei contenuti e flussi di lavoro per la mobilità. Progettato per essere installato su un server e per essere implementato in modo privato e sicuro internamente, questo approccio modulare e flessibile consente di ottenere in licenza solo le funzionalità più adatte alle proprie esigenze aziendali, indipendentemente dal numero di dispositivi posseduti.
Funzioni principali
Autenticazione e controllo degli accessi
Le opzioni di autenticazione sono compatibili con una vasta gamma di lettori badge standard di settore. Scegli l’autenticazione tramite badge, senza badge o persino l’autenticazione basata su dispositivo mobile utilizzando NFC, l’app Xerox Print Portal e un codice QR per sbloccare i dispositivi. Le regole essenziali di stampa consentono di assumere il controllo dei costi e limitare gli accessi a dispositivi/funzionalità a livello di utente/gruppo.
Funzionalità Single sign-on (SSO) su qualsiasi servizio abilitato sulla stampante, come le app basate su connettori cloud ecc. Esegui l’autenticazione in modo pratico presso la stampante una volta sola, tramite badge, dispositivo mobile o credenziali, quindi accedi in modo sicuro a tutte le tue app per stampante multifunzione con funzionalità SSO senza dover effettuare altre operazioni di login dispendiose in termini di tempo.
Protezione dei contenuti
La nostra funzionalità di protezione dei contenuti salvaguardia dalle perdite di dati o proprietà intellettuale cercando, tramite un MFP con licenza, in tutti i documenti copiati, scansionati o stampati specifici termini o stringhe di testo definiti dall’utente (ad es. riservato, solo per uso interno, ecc.). Se viene rilevata una corrispondenza, l’amministratore riceve una notifica, insieme ai dettagli riguardanti il lavoro di stampa e i contenuti.
Stampa mobile
La stampa dai dispositivi mobili diventa semplice e flessibile. Invia lavori di stampa dai dispositivi Windows OS, Google Chromebooks, Mac OS, Linux e dalle applicazioni di stampa mobili per tablet iOS, Android e Windows Surface. Invia lavori di stampa a una singola coda di stampa dalla quale rilasciarli e recuperarli nel momento desiderato grazie a un tradizionale flusso di lavoro di stampa pull/follow.
Contabilità, reportistica e regole
Gli amministratori possono definire regole di stampa e controllo degli accessi per monitorare attentamente le attività di stampa all’interno dell’azienda, grazie alle consolidate funzionalità di contabilità e reportistica. La suite Xerox Workplace si integra con la contabilità di rete.
Problematiche
Poiché la gestione di una forza lavoro sempre più complessa introduce molte problematiche da gestire, talvolta la priorità assegnata alla sicurezza di stampanti e documenti è bassa.
Via via che stampanti e dispositivi multifunzione diventano più intelligenti e meglio collegati ai sistemi utilizzati dalle aziende, è necessario trovare un modo più semplice per tenere tutto sotto controllo. Occorre un modo semplici ma efficace per consentire solo agli utenti autorizzati di accedere unicamente ai sistemi per i quali hanno il permesso, monitorando e prevenendo al contempo che i dati riservati siano copiati, stampati o persino scansionati al di fuori della propria rete.
Obiettivi chiave
Sicurezza
- Come controlli e tieni traccia degli utenti che possono copiare, stampare o persino eseguire scansioni dei documenti all’esterno della tua rete?
- Come esegui il monitoraggio dei documenti e dei contenuti d’importanza critica per impedire violazioni dei dati?
- Come puoi aumentare la sicurezza senza introdurre operazioni complesse e dispendiose in termini di tempo per accedere alle stampanti e ai dispositivi multifunzione?
Gestione della stampa — Controllo dei costi
- Come garantisci che, dopo la stampa, i documenti riservati non finiscano nel vassoio di uscita delle stampanti condivise e possano essere visti da altri utenti?
- È possibile che tu voglia tenere sotto controllo i costi di stampa lanciando semplici report sulle tue stampanti per capire dove stampino i tuoi utenti e dove siano generati i costi legati agli utilizzi elevati.
- Una volta compresi gli utilizzi delle stampanti, è possibile definire delle regole di stampa per garantire che gli utenti rispettino sempre le linee guida predefinite.
Mobilità
- Via via che il tuo business si sposta sempre di più verso una forza lavoro di tipo mobile, devi garantirne la produttività in movimento e la capacità di stampare documenti per i clienti ovunque.
- Le aziende necessitano di soluzioni facili da utilizzare e gestire da parte degli utenti e dell’IT. Ciò include la possibilità di stampare da varie marche di dispositivi mobili su diversi modelli di stampanti.
- Come si evitano le difficoltà legate alla stampa presso le tue sedi da parte di ospiti, clienti e personale in viaggio?
- Come si gestiscono in modo efficace le esigenze di stampa della tua forza lavoro dotata di svariati dispositivi mobili su attrezzature di stampa diversificate, al fine di garantire un’esperienza uniforme e ottimale?
L’ Aiuto fornito da Xerox
Perché scegliere Xerox?
La nostra premiata opzione on-premise basata su una suite di prodotti offre un approccio efficace, modulare e flessibile alla sicurezza dei documenti in-house. Puoi aggiungere capacità in base alle esigenze, contenendola al contempo all’interno della tua rete.
Le problematiche a livello di sicurezza sono risolte attraverso:
- Autenticazione per controllare l’accesso sicuro alla stampante e ai sistemi in rete, utilizzando una vasta gamma di metodi di autenticazione, inclusa l’autenticazione tramite tesserino identificativo e dispositivo mobile.
- Esperienza Single Sign-On (SSO) sicura per accedere ai sistemi di back-end evitando al contempo le lunghe procedure di login.
- La funzionalità di sicurezza è in grado di individuare e segnalare specifici contenuti dei documenti durante la copia, stampa o scansione.
Le problematiche a livello di gestione delle stampe e controllo dei costi sono risolte attraverso:
- La nostra funzionalità di stampa pull consente di stampare solo quando necessario e quando l’utente viene autenticato presso la stampante. Utilizzabile sia con le stampanti Xerox che con le stampanti di altre marche.
- La nostra perfetta integrazione con gli schermi utente ConnectKey consente di modificare e cancellare le impostazioni dei lavori di stampa prima della stampa, evitando gli sprechi.
Le problematiche a livello di mobilità sono risolte attraverso:
- Una soluzione di stampa mobile che consente agli utenti di trovare e connettersi alle stampanti attraverso la nostra app per dispositivi mobili. È possibile vedere tutti i lavori di stampa dal proprio dispositivo mobile, sbloccare la stampante, inoltrare stampe dirette o persino caricare lavori da stampare in un momento successivo. In alternativa, i lavori di stampa possono semplicemente essere inviati via e-mail.
- È possibile convertire in modo fedele e accurato i documenti Microsoft senza temere di perdere immagini, dati o formattazioni.
Il vantaggio Xerox IT
- Nessuna necessità di gestire driver specifici per tutte le stampanti presenti all’interno dell’azienda. Una singola coda di stampa e rilascio dei lavori di stampa da qualsiasi stampante collegata.
- Nessuna preoccupazione legata alla gestione di più dispositivi mobili. La nostra app per dispositivi mobili offre un’esperienza ottimale con qualsiasi tipo di dispositivo.
- Ambiente IT ridotto, con un’opzione “snella” a livello di server. Una volta effettuata l’autenticazione alla stampante, riduci il traffico di rete estraendo il lavoro di stampa direttamente dal software client del PC dell’utente.
- La Xerox Workplace Suite con licenze flessibili è facile da installare e gestire.
Intelligent Workplace Services
Gli Intelligent Workplace Services di Xerox utilizzano software e tecnologie di sicurezza, analisi, digitalizzazione e cloud per offrire un’esperienza di lavoro ottimale su piattaforme cartacee e digitali.
Xerox Workplace Cloud
La nostra soluzione Xerox Workplace Cloud, facile da usare e IT-friendly, elimina i rischi per la sicurezza e offre informazioni pratiche sugli utilizzi, così come monitoraggio tramite dashboard e controllo di tutte le stampanti aziendali.