Come Xerox e un distretto scolastico hanno collaborato alla promozione della didattica a distanza

Da oltre 15 anni Xerox collabora con le scuole pubbliche di Lincoln alla creazione e ottimizzazione di soluzioni per la gestione dei documenti, creando di tutto, dai calendari scolastici ai cartelli per le aule, fino ai piani delle lezioni e alle pagelle per 60 scuole, frequentate da più di 42.000 studenti della scuola dell’obbligo.

Per fare tutto questo, le scuole di Lincoln si affidano a un mix di Xerox DocuShare, una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti online avanzata, sicura e facile da utilizzare, dispositivi multifunzione Xerox e alcuni dei servizi offerti attraverso le Xerox Intelligent Workplace Services. Gli insegnanti possono stampare facilmente direttamente dalle aule, persino se la stampante si trova altrove, oppure persino dai propri portatili e dispositivi a casa, mentre le stampe compaiono magicamente nel centro di stampa di Lynnette Losh grazie alle soluzioni di stampa gestita di Xerox Intelligent Workplace Services.

“Ci offre tutto ciò che occorre a una scuola a livello di copie cartacee di qualsiasi cosa” afferma Lynnette Losh, responsabile del centro stampa delle scuole pubbliche di Lincoln.

Prima dell’introduzione delle soluzioni Xerox, agli inizi del 2000, il distretto scolastico utilizzava molti altri sistemi di stampa e gestione dei documenti di fornitori diversi, il che dava origine a processi operativi complessi e confusi. Nell’intero distretto, solo tre utenti erano in grado di inviare elettronicamente delle stampe al centro stampa. Ciò significava inoltre che, se un insegnante intendeva far produrre qualcosa per il giorno successivo, l’unica sua opzione era quella di arrivare a scuola molto presto per mettersi in coda alla fotocopiatrice.

Dopo la valutazione condotta da Xerox nel 2005, l’azienda ha sviluppato una soluzione personalizzata che consentisse al distretto scolastico di ridurre di due terzi il numero di dispositivi utilizzati, ottimizzandoli all’interno di un centro stampa. Gli insegnanti possono scansire i compiti su qualsiasi dispositivo multifunzione Xerox del distretto e ora, se un insegnante stampa qualcosa di sera dal proprio computer, può indirizzare le stampe direttamente sul centro stampa, così da trovare il materiale in classe la mattina successiva.

Losh gestisce un centro stampa all’avanguardia, rispettoso dell’ambiente e con clima controllato che produce e recapita alle classi i materiali stampati. Il centro stampa, che è stato progettato insieme a Xerox, è dotato di controlli della temperatura e dell’umidità per garantire che le stampanti di produzione Xerox (tra cui i modelli Xerox Nuvera 288, 157 e 120, più diverse stampanti Versant 180) operino sempre al massimo delle prestazioni.

Quest’anno scolastico, prima della pandemia di COVID-19, il team del centro stampa e dell’ufficio posta delle scuole pubbliche di Lincoln, composto da nove dipendenti, produceva e distribuiva in un giorno tipico più di 200.000 stampe, quasi mezzo milione nei giorni più intensi.

In seguito alla pandemia, che ha costretto insegnanti e studenti a rimanere a casa, il distretto scolastico ha collaborato con Xerox all’adattamento di alcuni dei suoi principali sistemi. Utilizzando la piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti Xerox DocuShare, insegnanti e amministratori scolastici possono caricare, conservare, accedere e modificare documenti in tempo reale ovunque si trovino. “DocuShare consente di stampare un intero programma di studio on-demand” afferma Tobias J. Wehrman, Xerox Service Delivery Manager, Central Operations, abitante di Lincoln, Nebraska.

Oltre ai servizi per l’insegnamento, il distretto si è affidato ai sistemi Xerox per le comunicazioni e i documenti chiave per i dipendenti, attraverso la soluzione Xerox DocuShare per la gestione dei dati degli uffici addetti a Risorse Umane, Approvvigionamenti e Contabilità.

Tale flessibilità, unita agli strumenti offerti da Xerox e alle soluzioni olistiche in costante evoluzione per l’accesso ai documenti cartacei e digitali, in qualunque luogo e in qualsiasi momento studenti, insegnanti e amministratori scolastici lo desiderino, è ciò che ha determinato il successo della collaborazione tra Xerox e le scuole pubbliche di Lincoln.

Sebbene attualmente il centro stampa sia più tranquillo rispetto a un normale anno scolastico, non si può dire che sia inattivo. Di fatto, il distretto scolastico continua a produrre materiale cartaceo e quaderni degli esercizi per i bambini iscritti alla scuola estiva. Alcuni sono studiati per consentire agli studenti di esercitarsi con la calligrafia e i problemi di matematica, mentre altri sono dedicati alla creatività e al disegno, così come ad attività più pratiche.

“Sebbene gran parte dell’apprendimento sia diventato online, queste risorse cartacee sono ancora necessarie” afferma Losh.